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研究情報管理・活用ソリューション

ファイルの逸失や不用意な変更、
さらには情報漏えいによるコンプライアンス違反をしてしまう恐れがあります。

個人のPCや共有フォルダーでファイルを管理していて、ファイルがなくなってしまったり思いがけない変更がなされているといった経験はありませんか?

個人のPCだけにデータが置かれていると、PCが壊れたときや移動や退職で担当者がいなくなったときに、これまで蓄積されてきた大事な情報が失われてしまい、研究の中断を余儀なくされることがあります。また、情報が散逸したり、特定の部門や担当者に局在化してしまい会社の資産として有効活用することができません。

一方、共有フォルダーで情報を管理している場合、万が一情報漏えいが起きたとしても、誰がいつどんな操作をしたのかといった履歴をたどる術がありません。

データの逸失や情報漏えいリスクから研究情報を守る方法があります!

どのように保護できるか、マクロとミクロの2つの視点で見ていきましょう。

マクロな視点
−研究所もしくは会社で導入した情報管理システム全体のデータ保護について−
情報管理システムのバックアップを取得する ことで、大切な研究情報資産を保護することができます。

電子データはコンピューターの破損やウイルス感染などによって容易に消失します。このような事態に備えて、大切なデータについてはバックアップをとることが不可欠です。

情報管理システムのバックアップを定期的に取得することで、もしもの場合にデータの復旧が行えるだけではなく、過去のある時点のデータを保証するという観点からも、データが存在していたことの証明が可能になります。また書き換え不可能なメディアにバックアップを取得することにより、改ざんの防御にもなります。

さらにバックアップメディアを情報管理システムのサーバーから離れた場所で管理することで、自然災害や火災によるデータの消失を防ぐこともできリスク管理に役立ちます。バックアップ機能が充実したクラウドを利用するのも一つの手です。 バックアップによるデータ保護
ミクロな視点 −個々のデータについて−
情報管理システムで各ユーザーの権限を設定する ことで、不要な閲覧や編集、持ち出しを抑えることができます。

情報管理システムでは、閲覧、登録、編集、削除、承認といった操作の権限を、目的に応じた組み合わせでユーザーに割り当てることができます。これにより、不特定多数のユーザーが不要な操作を行えないようにすることができます。 共有フォルダーでは設定が難しいアクセス権を、きめ細かに設定でき、なおかつ管理が容易になります。詳細はTopic 4 をご参照ください。

個々のデータに対する操作の過程を履歴に残すことができますので、どの時点でどのデータが誰によって登録・変更・削除されたのかを追跡することが可能です。データを登録した本人でも気づかないうちにデータを削除してしまうことはあります。そのようなときでも、何が起きたのかを確認できます。

結論

情報管理システムの導入により、次の効果が得られます。

  • バックアップを取得することにより、情報喪失のリスクを抑えることができる
  • ユーザーへの操作権限付与により、データへの不必要なアクセスを防止できる
  • 個々のデータに対する操作履歴を確認できる

もっと情報が欲しい方はこちら

情報管理システムに関するご質問や説明のご希望がございましたらお問い合わせフォーム よりお申し込みください。 お問い合わせページで「詳細説明希望」をご選択いただくと、お問い合わせ内容に即した研究情報の管理方法についてご説明いたします。

また、菱化システムがご提案する研究情報管理システム ソリューションのセミナーを随時開催しています。詳細、参加申し込みにつきましては、セミナー案内ページをご参照ください。


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