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研究情報管理・活用ソリューション

共有サーバーで研究情報を管理すると、
フォルダーごとのアクセス権の管理に多大な労力が必要です。

例えば、共有サーバーでフォルダー単位のアクセス権をユーザーやグループごとに設定している場合、人事異動や組織変更の際にアクセス権の設定変更に時間と手間が大きくかかった、というような経験はありませんか?

一人の研究者が研究所の情報管理担当を兼任している場合、共有サーバーの管理という業務の負荷が大きくなって本来の研究業務に充てる時間が減少してしまう場合がよくあります。

研究業務に即したアクセス権を容易に設定できる方法があります!

それは、情報管理システムでアクセス権を管理する ことです。

柔軟なアクセス権の設定

研究業務に関わる情報は、内容に応じてアクセスできるユーザーを制限する必要があります。例えば、特定の研究テーマの実験データはそのテーマに所属する研究者だけが利用できる設定が必要ですし、承認が済んでいない書類は作成者と承認者など一部のユーザーだけが閲覧できる設定が必要です。

情報管理システムでは、データの種類やテーマ、承認の状態などのさまざまな基準でアクセス権を設定できます。 アクセス権を設定することで、それぞれのユーザーにとって必要な情報だけが表示されるようになります。これにより得られる効果は、情報の持ち出しによる漏えいの危険性や無用な操作ミスを極力少なくできることです。また、不要な情報が排除されることで、作業効率が格段に向上します。

アクセス権による制御を利用して、承認などのワークフローを組み込むこともできます。以下はアクセス権の一例です。

実験データ
  • 基本的にはテーマに属する研究者のみが利用できる。
  • フラグを立てたデータについては他のテーマの研究者でも閲覧できる。
月報
  • 研究者は自身の月報を業務の進捗に応じて逐次書き進められる。月報が完成するまでは本人以外の誰もその月報を閲覧することはできない。
  • 月報が完成すると、上司に承認を依頼する。
  • 上司が承認した月報は部署内で閲覧が可能になる。一方、上司は月報の差し戻しもできる。
化合物在庫リスト
  • 自部署が購入した試薬はすべてのデータを閲覧できる。他部署が購入した試薬については構造式が非表示になる。
  • 法規制上 厳重な管理を求められる化合物の利用時には、試薬管理者の許可申請が必要になる。
  • 試薬管理者は各試薬の使用量や履歴を確認できる。

アクセス権を設定する際はユーザーの氏名、ユーザーが所属する部署やテーマ、ユーザーの役職など多様な条件を利用できます。そのため人事異動や組織変更があったとしてもユーザーの役職や部署を変更するだけで自動的に閲覧可能なデータが変更されます。これにより、設定変更の作業負荷は大きく軽減されます。

結論

情報管理システムの導入により、次の効果が得られます。

  • 各ユーザーの作業効率が向上する
  • 情報漏えいや喪失を抑制できる
  • サーバー管理者のアクセス権設定の作業負荷が軽減する

もっと情報が欲しい方はこちら

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また、菱化システムがご提案する研究情報管理システム ソリューションのセミナーを随時開催しています。詳細、参加申し込みにつきましては、セミナー案内ページをご参照ください。


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